Vorgestellt: die InDesign Plug-ins WordsFlow und DocsFlow

InDesign-Anwender kennen die Herausforderung: häufig müssen Office-Quellen in professionelle Layouts überführt werden. Da an den Quelldokumenten heute oft kollaborativ gearbeitet wird, stehen häufig Aktualisierungen an, sodass der Content zwischen beiden Welten aktualisiert und zurück gespeichert werden muss. Solche Herausforderungen mit InDesign-Bordmitteln zu lösen kann mitunter frustrierend sein. Der Einsatz eines datenbankgestützten Publishingsystems hingegen ist für kleinere, gelegentliche Projekte unangemessen und teuer. Mit den InDesign-Plugins „DocsFlow“ und „WordsFlow“ aus dem Hause Em Software lassen sich solche Publishingworkflows zwischen Office und InDesign intelligent und kostengünstig lösen.

Am 18. Oktober 2019 fand das Webinar „Einführung in die InDesign Plug-ins WordsFlow und DocsFlow“ statt, bei dem beide Tools vorgestellt wurden. Das Webinar wurde aufgezeichnet:

Tipps und Tricks

Einige ergänzende Tipps und Tricks, auf die im Webinar nicht eingegangen werden konnte:

Drag & Drop sowie Tastaturkürzel

Office-Quellen können mit DocsFlow und WordsFlow auch sehr schnell per Drag & Drop platzieren, indem die Quelldatei (*gdoc bzw. *docx oder *odt) einfach auf das Layout gezogen wird. Dabei werden die zuletzt verwendeten Formatzuordnungen angewendet.

Da sich die Plugins nahtlos in das Datei-Menü von InDesign integrieren, kannst auch ein eigenes Set mit Tastaturkürzeln angelegt werden. Die Operationen von DocsFlow und WordsFlow sind darin mit individuellen Shortcuts belegbar.

Aktualisierung der Verknüpfungen beschleunigen

Wenn in einem Dokument mit vielen verknüpften Office-Quellen gearbeitet wird, dann kann die Aktualisierung möglicherweise etwas länger dauern. Über die Voreinstellung Verknüpfungen vor dem Öffnen des Dokuments überprüfen kann man dies ggf. beschleunigen:

Zeilenverbindliches Arbeiten mit DocsFlow und WordsFlow: ein Workaround

Mit etwas Mühe ist es möglich, eine ungefähre Zeilenverbindlichkeit zwischen Office und InDesign herzustellen. Ermitteln Sie einfach, wieviele Zeichen durchschnittlich in eine Zeile des InDesign-Templates hinein passen und bereiten Sie ein Office-Template dann so auf, dass Sie mit den dort verwendeten Stilvorlagen etwa auf die gleiche Zeichenanzahl pro Textzeile kommen. Das ist zwar nicht ganz genau und erfordert ein bisschen Feinarbeit, zahlt sich aber am Ende durch passendere Textlängen und schnelleres Copyfitting aus.

Wenn die Textlängen von Office-Quellen zeilenverbindlich bearbeitet werden müssen, kann man sich als Workaround in InDesign ein Sammeldokument mit Zeilenzähler bauen, in welches die Office-Quellen mit DocsFlow oder WordsFlow zunächst einfließen. Diese Datei kann man während der Arbeit begleitend geöffnet lassen.

Zusammenarbeit zwischen Word und InDesign ohne WordsFlow

Um die Vorteile von WordsFlow im Vergleich zum Standard-Workflow mit InDesign und Word zu verstehen, ist es hilfreich, den nativen InDesign-Word-Workflow zu kennen. WordsFlow macht diesen Workflow deutlich eleganter und erzeugt bessere Word-Templates. Zudem ist kein Umweg über das RTF-Format notwendig.

Tim Gouder vom indesign-blog.de hat mit einem Videotutorial dokumentiert, wie der Export und Import zwischen Word und InDesign out-of-the-box ohne WordsFlow funktioniert:

Auch der InDesign-Spezialist Klaas Posselt von einmanncombo.de hat ein schönes Videotutorial zum Zusammenspiel von InDesign und Word gemacht und erklärt darin u.a. die Vor- und Nachteile der InDesign-Voreinstellung Beim Platzieren von Text- und Tabellendateien Verknüpfungen erstellen. Entscheiden Sie selbst, ob Sie diese Voreinstellung aktivieren oder deaktivieren möchten. Diese Voreinstellung ist im Standard-Workflow relevant, im Zusammenspiel mit WordsFlow allerdings nicht, da WordsFlow den Standard-Workflow von InDesign übersteuert.