Mit diesen Tipps und Regeln geben wir Ihnen einen kurzen Überblick zur schnellen und einfachen Umsetzung
Welche Alternative zum Office kann es geben? Im Home-Office sollten Sie einen ruhigen Platz für sich haben, an dem Sie sich auch zurückziehen können. Am Küchentisch oder inmitten von Spielzeug der Kleinen: Das ist nicht gerade die ideale Arbeitsumgebung. Ein guter Arbeitsplatz ist aber natürlich immer dort, wo man sich wohl fühlt. Das kann das eigene Büro sein, das Sofa oder der Balkon. Unerlässlich ist eine gute Internetverbindung und ein stabiler Telefonempfang.Stellen Sie sich Ihren Laptop oder Arbeitsbereich so ein, dass Sie nicht immer nach unten schauen, das entlastet den Nacken. Der Stuhl sollte bequem sein und möglichst über eine Lehne verfügen. Am besten stehen Sie alle 30 Minuten auf und gehen durch die Wohnung oder auf den Balkon und lüften gerne mal durch.
Störungen auch im Home-Office vermeiden
Auch Zuhause kann es Störquellen geben, unter denen die Produktivität leidet. In vielen Fällen kann es sein, dass die Kleinen betreut werden müssen, denn auch sie wollen in der Zeit Zuhause unterhalten werden. Sind für die Kinder keine Aufgaben mehr vorhanden, werden die Eltern beschlagnahmt. Eine Möglichkeit kann sein, schon früher anzufangen und die Ruhe am Morgen für wichtige Aufgaben zu nutzen. Hier kann man den Vorgesetzten fragen, ob flexible Zeiteinteilung möglich ist. Ein Tag im Home-Office kann unter Umständen viel konzentrierter und ohne große Störungen verlaufen. Schließlich steht nicht regelmäßig ein Kollege am Schreibtisch oder das Telefon klingelt.
Virtuelle Meetings abhalten
Anstatt in der Cafeteria oder im Konferenzraum treffen sich Projektgruppen in Zeiten von Corona virtuell. Über z.B. Webex, Zoom, Teams oder weiteren Video – und Telefonkonferenzen können Meetings weiterhin abgehalten werden. Damit Sie in einem ruhigen Umfeld daran teilnehmen können, versuchen Sie Störungen zu vermeiden, planen Sie die Meetings schon früh. Schließen Sie Türen und kennzeichnen Sie diese für Ihre Mitbewohner mit z.B. „Nicht stören – Meeting!“. So kommt es nicht zum Stillstand von Projekten; der Austausch ist weiterhin gewährleistet. Um ein produktives virtuelles Meeting abzuhalten, sollte auch die Moderatorenrolle klar definiert sein. Wenn nicht alle durcheinander reden und ein roter Faden verfolgt wird, gelingt die Online-Kommunikation.
Klare Kommunikationsregeln schaffen
Damit Teams nicht einfach ins mobile Arbeiten “verschwinden”, sollten Kommunikationsregeln eingeführt werden. Das kann eine gemeinsame WhatsApp Gruppe sein oder ein morgendlicher Jour fixe per Telefon. So bleiben Mitarbeiter und Führungskräfte in Kontakt. Konfus wird es, wenn zu viele Kommunikationswege gegangen werden. Es bringt keinem etwas, 5 Messenger auf einmal zu bedienen. Einige Unternehmen bieten bereits Chat Tools wie Slack an. Auch hier können sich Teams schnell und sinnvoll untereinander austauschen. Aktuell bieten Google, Microsoft und Co. ihre Tools für Videokonferenzen zum Teil sogar kostenlos an.
Goldene Regeln für das Home-Office
- Sperren Sie Ihren Bildschirm oder Rechner, wenn Sie den Arbeitsplatz verlassen und stellen Sie den Bildschirm so ein, dass kein Dritter direkte Sicht darauf hat.
- Führen Sie Ihre Telefonate, Videokonferenzen etc. so, dass Mitbewohner, Familienangehörige oder andere Dritte nicht mithören können oder gestört werden.
- Trennen Sie private Papiere, Notizen und Unterlagen stets von den dienstlichen.
- Lassen Sie Arbeitsunterlagen und z.B. auch mobile Datenträger nicht offen liegen.
- Entsorgen Sie wichtige Unterlagen am besten nur an den dafür eingerichteten Schreddern im Büro. Bis dahin sollten Sie die Papiere an einem verschlossenen Platz sammeln.
Sicherheit im Home-Office (mit Hilfe Ihres IT-Experten)
- Sichern Sie Ihr WLAN zu Hause.
- VPN-Zugang nutzen, falls keine Cloud-basierte Dienste eingesetzt werden
- Komplexe Passwörter verwenden – für das entsperren von Rechner und Online-Dienste
- Festplatten wenn möglich verschlüsseln, insbesondere in Notebooks
- Aktuelle Softwareversionen sowie Anti-Viren-Software verwenden und regelmäßig Updates installieren
- Wer nicht alleine wohnt, Rechner sperren, wenn man nicht am Schreibtisch sitzt.
- Vorsicht bei dubiosen E-Mails mit Coronabezug, nur von gesicherten und bekannten Absendern öffnen, sofern eindeutig diese erkennbar sind.
Bei allem gilt noch mehr im Home-Office: Vorsicht ist besser als Nachsicht.
Weitere Tipps und Anregungen erhalten Sie auch im Webinar „Arbeiten in verteilten Teams (Distributed Work)“ am 18. Januar oder am 8. Februar 2021 bzw. in der Lesung „BUSINESS BIBEL-REIHE: Home Office“ am 17. Februar 2021. Die genannten Events sind kostenlose Angebote der Print Academy. Info und Registrierung unter https://www.print-academy.de.
—
Titelfoto: https://pixabay.com/de/users/firmbee-663163/
